Qualiopi et facturation : le guide des formateurs

Que vérifier avant de facturer une formation ?

• Qualiopi concerne la qualité des processus du prestataire ; elle ne certifie pas chaque facture.
• NDA, certification et TVA sont trois sujets distincts. Aucun ne remplace automatiquement les deux autres.
• Identifiez l’acheteur et le payeur avant de préparer votre document : un financement ne signifie pas toujours un règlement direct à l’organisme.
• L’accord du financeur fait référence. Relisez son montant, ses pièces et ses modalités de paiement avant la session.

Qui a besoin de Qualiopi ?

La certification intervient pour accéder aux fonds publics ou mutualisés concernés : formation, bilan de compétences, VAE ou apprentissage. Elle porte sur la catégorie d’action certifiée. Un financement entièrement privé n’impose pas Qualiopi pour ce seul motif ; d’autres obligations de formation restent applicables. Consultez le périmètre officiel de Qualiopi.

Coaching, conférence ou atelier : commencez par qualifier la prestation. Son intitulé commercial ou sa durée ne permettent pas de conclure. Il n’existe pas de dispense générale liée à une conférence de moins de trois heures. Les activités de loisirs et les formations professionnelles ne suivent pas toutes les mêmes formalités. La fiche Service Public sur la déclaration d’activité précise les activités concernées.

Pour une activité soumise à déclaration, celle-ci se dépose dans les trois mois suivant la première convention ou le premier contrat signé. Le bilan pédagogique et financier annuel contribue au maintien de sa validité : ce n’est pas un renouvellement annuel du numéro.

Quelles informations placer sur la facture et dans le dossier ?

Préparez ces éléments ensemble pour assurer leur cohérence, puis placez chaque information dans le document adapté.

La facture

Numéro et dates, identité des parties, détail de la prestation, quantités, prix, TVA ou fondement de l’exonération, échéance et mentions de règlement applicables. Elle décrit ce qui est facturé.

La déclaration d’activité

Reprenez le numéro réellement attribué et la mention réglementaire sur les documents concernés. Le NDA est distinct du SIRET et ne vaut pas agrément de l’État.

Le programme

Objectifs, prérequis, contenu et moyens : préparez un document pédagogique identifiable, cohérent avec l’offre et les exigences du dispositif. Il ne se réduit pas au libellé de facture.

Les dates et la durée

Gardez les mêmes références de session dans le devis, le dossier accepté, les justificatifs de réalisation et la facture. Signalez les changements au financeur.

L’évaluation et la réalisation

Conservez les preuves adaptées à l’action, en présentiel ou à distance. Une facture acquittée ne démontre pas à elle seule que la formation a été réalisée.

La certification Qualiopi

Vérifiez sa validité et la catégorie d’action couverte. L’emploi du logo dépend du droit d’usage et de la charte ; ce n’est pas une mention universelle obligatoire sur la facture.

Le socle est celui des mentions obligatoires de facture. Pour le NDA, hors première convention ou premier contrat, le ministère précise sa présence sur les conventions et, en leur absence, sur les bons de commande, devis ou factures, ou sur les contrats de formation. Reprenez la formulation réglementaire avec votre numéro et votre région : formalités des organismes de formation.

Un organisme autorisé à utiliser Qualiopi doit respecter la charte d’usage de la marque. Le logo n’atteste ni du financement d’une session ni de la conformité d’un logiciel de facturation.

Qualiopi permet-il de facturer sans TVA ?

Pour un organisme privé, la déclaration d’activité ou la certification ne suffit pas à obtenir l’exonération propre à la formation professionnelle continue. Une attestation administrative est prévue par l’article 261, 4, 4° a du CGI ; la demande se fait avec le formulaire 3511-SD et sa notice 2026.

L’attestation vise les opérations couvertes par ce régime. Elle ne rend pas automatiquement toutes vos activités exonérées : conseil, coaching et autres prestations doivent être examinés séparément. La franchise en base de l’article 293 B repose sur un autre fondement. Faites confirmer le régime et la mention adaptés à chaque prestation avant de finaliser la facture.

Que change le financement CPF, OPCO, FAF ou France Travail ?

CPF : la commande passe par Mon Compte Formation

Le référencement EDOF demande notamment un NDA actif, Qualiopi pour le type d’action et l’éligibilité de l’offre. Une offre préparant à une certification RNCP ou RS requiert en principe l’habilitation à former du certificateur. Des exceptions existent, notamment pour certaines certifications ministérielles et certaines sous-traitances. Avoir Qualiopi ne suffit donc pas à vendre n’importe quelle formation sur le CPF. Les CGU de Mon Compte Formation encadrent les commandes réalisées sur la plateforme. Le CPF des agents publics est alimenté en heures et ne se confond pas avec le parcours monétisé. Suivez les conditions de référencement EDOF et la règle d’habilitation à former et ses exceptions, puis les étapes de votre dossier pour déclarer sa réalisation et sa facturation.

OPCO : distinguer remboursement et subrogation

Le salarié suit la formation, l’entreprise l’achète et l’OPCO peut la financer selon un dispositif précis. Le paiement direct au prestataire dépend d’une subrogation acceptée ; ce n’est pas la conséquence automatique de trois signatures. À titre d’exemple, Atlas demande une facture conforme à l’accord et un certificat de réalisation. Vérifiez les conditions de règlement d’Atlas ou celles de l’OPCO du dossier.

FAF : appliquer les critères du fonds compétent

Pour les indépendants, identifiez le fonds compétent, puis ses critères et l’accord reçu. FIF PL, AGEFICE et FAFCEA ne sont pas interchangeables. Le FIF PL dispose par exemple d’une attestation de présence et de règlement à compléter par l’organisme : dates, durée et paiement effectif y sont distingués. N’attestez pas un règlement qui n’a pas eu lieu et ne généralisez pas ce formulaire à tous les fonds.

France Travail : faire valider le devis AIF

Dans le parcours AIF, l’organisme transmet un devis en ligne au demandeur d’emploi. Celui-ci le valide dans son espace avant examen par France Travail. L’accord de financement n’est pas automatique. Un PDF envoyé au stagiaire ne remplace pas cette demande : consultez le parcours officiel de l’Aide individuelle à la formation. Les autres dispositifs ont leurs propres conditions.

Quelles étapes suivre pour une formation B2B financée par un OPCO ?

Voici une méthode de préparation ; adaptez-la au dispositif et à la notification reçue.

1. Qualifier la demande. Identifier l’entreprise acheteuse, les participants, les objectifs et le dispositif envisagé.
2. Préparer l’offre. Relier convention ou devis accepté, programme, durée, prix et modalités. Faire vérifier que les documents réunissent les informations requises.
3. Obtenir la décision. Déposer le dossier avec l’entreprise selon la procédure du financeur, puis vérifier l’accord et l’éventuelle subrogation.
4. Documenter la réalisation. Conserver les preuves adaptées à la formation et à sa modalité, ainsi que les changements de dates ou de durée.
5. Rapprocher les pièces. Préparer le certificat de réalisation et contrôler les références, les montants et les justificatifs demandés.
6. Facturer le bon destinataire. Suivre l’accord pour le payeur, la part prise en charge, l’éventuel reste à charge et le canal de dépôt ; suivre ensuite le règlement.

La liste des pièces d’Atlas illustre les différences entre dispositifs. Elle ne doit pas être transformée en obligation universelle de convention tripartite ni en délai de paiement garanti pour tous les OPCO.

Quelles erreurs peuvent fragiliser votre dossier ?

• Confondre NDA et agrément. Vérifiez les informations déclarées et vos obligations de BPF. Un numéro affiché ne suffit pas à garantir une prise en charge.
• Des documents qui se contredisent. Un programme, une durée ou un montant différent entre offre, accord et facture demande une régularisation avec les parties concernées.
• Une preuve de réalisation inadaptée. Les exigences dépendent du dispositif et du format de formation ; un émargement n’est pas l’unique pièce possible dans toutes les situations.
• Une exonération mal justifiée. Ne sélectionnez pas la franchise 293 B pour représenter une attestation 261. Conservez le fondement fiscal correspondant à l’activité facturée.

Que pouvez-vous préparer avec Plune ?

Décrivez votre prestation à la voix ou par écrit, puis relisez les lignes, quantités et prix du devis. Vous pouvez utiliser les modèles, exporter le PDF et suivre l’acceptation du devis avant de préparer la facture. La page coachs et formateurs présente ce parcours.

Le dossier pédagogique reste à préparer : Plune ne génère actuellement ni convention tripartite, ni attestation de présence, ni dépôt EDOF, OPCO ou Kairos. Il n’ajoute pas automatiquement un NDA ou un certificat Qualiopi à partir d’un profil de formateur. La signature du devis ne constitue pas un circuit pédagogique à trois signataires.

Le réglage de franchise 293 B existe ; il ne représente pas l’exonération de formation de l’article 261, dont le motif dédié n’est pas encore disponible. Si votre facture nécessite ce motif, le parcours fiscal correspondant reste à compléter avant de l’émettre avec Plune. Consultez aussi le guide des exonérations.