Archivage légal documents pro 2026 : durées + format

Les repères à retenir

• Factures + livre recettes + FEC = 10 ans (Code commerce L123-22).
• Documents fiscaux : le délai de six ans est porté à dix ans pour les pièces dont le délai expire après le 1er janvier 2027.
• Contrats commerciaux : cinq ans en général, avec des règles particulières notamment pour les contrats électroniques conclus avec un consommateur.
• Bulletins de paie : distinguer la conservation du double par l’employeur et la disponibilité des bulletins électroniques.
• Format numérique : conserver la lisibilité, l’intégrité, l’origine et les éléments nécessaires à la preuve.

1. 14 catégories de documents + durées

Source du tableau : durées de conservation sur Service Public. Pour le fiscal, l’article 36 de la loi du 25 juin 2026 étend le délai à dix ans pour les documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. Cette transition peut concerner des pièces déjà détenues : ne programmez pas leur suppression sur l’ancienne règle seule. D’autres délais peuvent s’ajouter selon le document ou un litige.

2. Papier, PDF et archivage : quatre situations à distinguer

3. Organiser les preuves de votre archivage

Un fichier ne devient pas probant parce que son nom contient « PDF/A » ou que son hébergeur est certifié. L’origine du document, son intégrité et les conditions de conservation comptent. Pour numériser des factures papier, appliquez les exigences de l’arrêté du 22 mars 2017, qui prévoit notamment une reproduction fidèle et des garanties d’intégrité.

Points à vérifier avec votre prestataire

• Origine : qui a produit le document, avec quelles pièces associées ?
• Intégrité : comment une modification est-elle détectée et documentée ?
• Traçabilité : quelles opérations d’archivage et restitutions sont enregistrées ?
• Pérennité : les fichiers restent-ils lisibles et récupérables pendant la durée prévue ?
• Garanties : quel service précis est certifié ou qualifié, et sur quel périmètre ? ISO 27001 seule n’atteste pas chaque archive.

Quand l'utiliser ?

• Contrats dont l’enjeu justifie des preuves de conservation renforcées
• Documents juridiques sensibles (statuts, AG, baux)
• Signatures électroniques eIDAS niveaux Avancée / Qualifiée
• Procédure judiciaire ou pré-contentieuse anticipée

4. Processus archivage 7 étapes

5. Convention nommage recommandée

Pour retrouver rapidement un document en cas de contrôle (objectif < 5 minutes) :

Format : YYYY-MM-DD_TYPE_REF_CLIENT.pdf

Exemples :
2026-03-15_FAC_FAC2026042_DupontSAS.pdf
2026-03-20_DEV_DEV2026019_ClientMartin.pdf
2026-04-01_AVO_AVO2026003_TechCo.pdf
2026-04-15_CONT_CONT2026002_GMBHSchmidt.pdf
2026-04-11_RIB_BNP_Personnel.pdf

Avantages : tri chronologique automatique + recherche par type + extraction par client.

6. Cloud vs stockage local

Cloud : vérifier le service souscrit

• + Sauvegardes possibles selon l’offre : vérifier la fréquence, la rétention et les tests de restauration
• + Accès depuis n'importe où
• + Chiffrement au repos et en transit à vérifier dans la documentation du service
• + Localisation, accès et sous-traitance à vérifier ; un hébergement UE ne suffit pas à établir la conformité RGPD
• - Dépendance fournisseur (continuité service)
• - Coût, capacité et récupération à comparer selon l’offre

Stockage local : prévoir des copies séparées

• + Maîtrise directe des supports et des accès
• + Consultation possible sans connexion au service cloud
• - Risque crash disque, vol, incendie, inondation
• - Maintenance (sauvegardes manuelles, vérification)
• - Accès distant et sécurité à organiser si nécessaire

Combiner des copies indépendantes

Conservez plusieurs copies protégées, sur des supports distincts, et testez leur restauration. Adaptez la fréquence des sauvegardes à vos nouveaux documents et à la perte de données que votre activité peut supporter.

7. Sanctions absence/destruction prématurée

Références : CGI 1729 D pour le FEC, CGI 1734 pour la communication et la conservation, Code pénal 441-1.

8. 7 erreurs fréquentes

9. Cas particuliers

Cessation d'activité

En cas de cessation, conservation reste obligatoire pendant les durées légales (notamment 10 ans pour documents comptables). Solution : transfert vers cloud personnel ou archivage probant payant chez prestataire spécialisé.

Décès du dirigeant

Organisez avec le notaire ou le responsable de la succession l’accès aux documents et leur conservation. Identifiez les comptes, les supports et la personne chargée des restitutions.

Liquidation / redressement judiciaire

Définissez avec le mandataire qui conserve les pièces, où elles sont accessibles et pendant combien de temps. La clôture de la procédure ne doit pas déclencher une destruction automatique sans examen des obligations restantes.

10. Conserver et exporter vos documents avec Plune

• Historique : retrouvez vos devis, factures et avoirs dans votre espace de travail. Les données de facturation sont stockées dans l’Union européenne, en Irlande.
• Factures émises : leurs données financières sont protégées contre les modifications directes ; une correction passe par les documents appropriés.
• Téléchargement : récupérez le PDF depuis chaque document et conservez une copie dans votre propre système d’archivage.
• Factur-X : activez l’option pour joindre le XML au PDF des factures finalisées, sur tous les plans.
• Organisation des copies : la convention de nommage proposée dans ce guide est à appliquer à vos archives ; elle n’est pas imposée automatiquement par Plune.
• Avant une clôture : préparez vos exports et consultez les durées de conservation dans la politique de confidentialité. Pour une demande relative à vos données, écrivez à hello@plune.app.

Une sauvegarde technique et un archivage légal répondent à des besoins différents. La CNIL rappelle que la durée dépend de la finalité et des obligations applicables. La conservation de votre comptabilité reste à organiser, y compris après la fermeture d’un compte logiciel.